Nous étions plus de 28 personnes Mardi soir à se retrouver autour d'un verre pour faire un débat autour du thème "Comment gérer son temps?" Je devait assurer l'animation de la réunion, mais (ironique) je suis arrivé en retard, retardé par un appel d'un client. Ca commence bien...
Le débat s'est découpé gentillement en trois parties: gérer les horaires de travail (les astuces pour pas rester au lit le matin, ou travailler tous les soirs & weekends), s'organiser dans son travail, et les outils que les gens utilisent pour s'aider dans leur organisation.
Voici une collection des retours et des astuces qui en sont ressortis pendant la soirée:
Comment aménage-t-on son temps de travail?
Comment gérer la levée, le sommeil, éviter la tentation de travailler chez soi le soir & le weekend, etc.
Quelques astuces des gens avec un home office:
- S'habiller pour le travail le matin , programmer son reveil pour le même heure, et avoir un rhythm de travail comme des salariés est une bonne habitude, et un bon moyen d'éviter le piège de dormir tard le lendemain d'une longue soirée et du coup perdre une demi-journée de temps commun avec ses clients
- La séparation de l'espace de travail & l'espace de vie est primordial pour pouvoir tirer un trait & avoir du temps non-travaillé. Un bureau séparé est l'idéal. Une personne présente a témoigné que son coin bureau était dans la chambre - mais elle a quand même mis un rideau pour symboliquement fermer sa journée de travail tout les soirs
En tout cas, tout le monde était d'accord sur le fait que travailler toutes les heures de la journée devient contre-productif au bout d'un moment. Il faut savoir aménager du temps pour le sport, les amis, sortir la tête du guidon régulièrement pour tenir la distance.
Comment on s'organise dans le travail?
Est-ce qu'il y a des systèmes qui marchent pour pas toujours être dans l'urgence, pas oublier des choses importantes ou négliger les tâches administratives qui s'empilent?
Encore plein d'astuces, et une variété de systèmes sans fin:
- Certains utilisent des post-its pour identifier des priorités, un support jetable & papier donne forme à des priorités, et une fois terminé, on prend satisfaction à les jeter
- D'autres utilisent des listes de tâches, revisés régulièrement pour être tenu à jour, encore une fois l'acte physique de rayer des choses d'une liste et déchirer la liste quand on remet à plat donne satisfaction d'une tâche accompli.
- Pour les gens qui utilisent les listes, un phénomène & un astuce: on voit quasiment systématiquement trop gros quand on planifie des chose qu'on peut faire dans une journée, et une liste avec 3 choses rayés sur 10 est assez déprimante. Il est donc important de reflechir un moment à tout ce qu'on a fait qui n'était pas sur la liste, le rajouter à la liste, puis les rayer - pour se rendre compte des choses fait. Puis, on recopie régulièrement les tâches non-accompli sur une nouvelle liste, ce qui permet de déchirer l'ancien.
- De temps en temps, il faut faire le bilan d'ou on a passer le temps. On peut facilement perdre du temps dans les tâches qui ne rapportent pas d'argent sans se rendre compte - décompter le temps passé permet d'optimiser par la suite.
- Etre maître de son activité implique aussi gérer l'accès à son attention. N'hésitez pas à faire une récupération de mail manuel plutôt qu'automatique, pour vous permettre de choisir le moment ou vous allez les lire. N'hésitez pas à vous mettre hors de portée sur messagerie instantanée si vous avez besoin de te concentrer. Il n'est pas interdit d'éteindre le portable parce qu'on est occupé. Si c'est important, il y aura une message.
- Pensée qui est souvent ressorti: il faut faire la part entre l'urgent et l'important. Si on est toujours dans l'urgence, on ne pense jamais à là ou va la société, les décisions stratégiques sont imposés par les deadlines & le temps que tu as à les consacrer. Une suggestion qui peut marcher pour certains: planifier du temps régulier ou on est injoignable pour 2 heures, ou on pense à des choses stratégiques: ce qu'on peut proposer aux employés, réévaluer les grandes lignes stratégiques de la société, etc.
- Plusieurs personnes ont fait le constat qu'un espace de travail bien rangé, avec un nombre limité de dossiers en cours, plus un bon système d'archivage, peut amener une amélioration des méthodes de travail.
Les outils pour s'organiser
Si on veut organiser son temps, et pas garder tout en tête, il faut s'appuyer sur des outils pour garder la trace des communications, gérer ses rendez-vous, et calculer le temps passé sur un compte ou une tâche.
Un outil pour gérer son activité peut être électronique (calendriervirtualisé, outil spécialisé) ou peut être aussi simple qu'un agenda. Voici quelques astuces:
- Si on est plutôt agenda papier, on peut suivre le temps passé simplement si tire un trait quand on commence une tâche, puis on écrit le nom de la tâche qu'on devrait être en train de faire après. Quand on termine, on tire de nouveau un trait. Le temps écroulé entre 2 traits est donc comptabilisé à la tâche en cours - même si d'autres interruptions s'interposent.
- On avait une personne présente qui favorise la dématérialisation: il enregistre des rendez-vous sur son portable, prend des photos des tabeaux blancs dans les réunions, scan & archive toute document qu'il reçoit
- Il y a pas mal de personnes qui aiment les iphones, blackberrys et autres outils mobiles, avec intégration Outlook ou Google pour le synchronisation des contacts, mails, calendrier & notes.
- D'autres préfèrent largement s'appuyer sur un support papier, et donc favorise l'agenda qu'il peuvent amener avec eux, toujours prêt pour prendre des notes, noter un numéro, etc.
Personne présente utilise un outil de CRM pour la gestion de compte client (Zoho CRM et SugarCRM sont 2 solutions SaaS qui sont gratuites pour une utilisation limitée).
Certains livres ont été mentionnés par des gens présents
- Getting Things Done, Dave Allen: un livre qui décrit un système, simple à entretenir, pour s'organiser
- Un peu de désordre = beaucoup de profits, Eric Abrahamson, David H. Freedman
D'autres livres ont été mentionnés, mais je ne les ai pas tous notés. N'hésitez pas à en rajouter dans les commentaires!
Je remercie tout particulièrement nos deux intervenants invitées à la soirée pour partager leurs expertises dans ce sujet, Alain Hugon, Chargé de mission Entrepreneuriat, Communauté d'Agglomération du Pays Viennois, et Jean Luc BRET de la société Inspiral, consultant en développement commercial. Leur présence, comme la présence de tout le monde qui s'est déplacé, a enrichi énormément la discussion.
Après la discussion/débat, nous sommes restés ensemble discuter un bon moment ensemble pour clore la soirée.
Le prochain AJEL K'fé, sur le thême "Communiquer malin... ou comment se faire connaître au moindre coût", est prévu pour le 17 mars. Nous vous envoyerons plus d'informations le moment venu, mais vous pouvez d'ores et déjà bloquer votre calendrier.
